Dažniausiai pasitaikančios klaidos
DAŽNIAUSIAI PASITAIKANČIOS KLAIDOS.
1.1.
DARBO UŽMOKESČIO SĄNAUDOS
Dirbančiųjų projekte darbo santykių įteisinimas:
Darbo sutartis sudaroma tą pačią dieną kai darbuotojas pradeda dirbti;
Darbo sutartis sudaroma vėliau negu darbuotojas pradeda dirbti;
Nenurodomas darbo dienos / savaitės trukmė;
Darbo sutartį dėl vadovo įdarbinimo projekte, pasirašo pats įstaigos vadovas arba jo paties įgaliotas asmuo;
Nepateikiami vadovo įsakymai dėl darbuotojo skyrimo dirbti projekte;
Įsakymą dėl įstaigos vadovo skyrimo dirbti projekte, pasirašo pats įstaigos vadovas arba jo paties įgaliotas asmuo;
Įsakymuose nenurodomos dirbančiojo projekte pareigos;
Įsakymai įforminami vėlesne data, neatsižvelgiant į darbuotojo darbo projekte pradžią;
Nepateikiamos darbuotojų darbo laiko ataskaitos bei darbo laiko apskaitos žiniaraščiai;
Nesutampa darbo laiko ataskaitų ir darbo laiko apskaitos žiniaraščių duomenys;
Darbo užmokesčio priskaitymas:
Priskaitomas darbo užmokestis už laikotarpį iki darbo sutarties įsigaliojimo datos;
Apskaičiuotas darbo užmokestis viršija darbo sutartyje numatytą dienos, valandos įkainį;
Apskaičiuotas darbo užmokestis viršija projekto detaliajame biudžete numatytą įkainį;
Apskaičiuojant darbo užmokestį neteisingai priskaitomi mokesčiai;
Neteisingai apskaičiuojamos atostogų kompensacijos už darbo dienas;
Antrojo etapo įgyvendinimo metu išmokėti atostoginiai už pirmajame etape dirbtas dienas negali buti pripažinti tinkamomis kompensuoti išlaidomis.
Darbo užmokesčio apmokėjimas:
Nepateikiami arba pateikiami banko nepatvirtinti mokėjimo dokumentai;
Pateikiami bendri įstaigos mokėjimo pavedimai ir nedetalizuojamos projektui tenkančios sumos.
1.2.
PERSONALO MOKYMAS
Deklaruojamos administruojančio (vykdančio) projekto veiklas personalo mokymai, tiesiogiai nesusiję su projekto administravimu (veiklų vykdymu).
1.3.
VIETINĖS KELIONĖS
2.3.1.
DALYVIŲ KELIONIŲ IŠLAIDOS
Netinkamai pildomi kelionių dokumentai:
- nenurodomi arba nurodomi netiksliai su projektu susiję kelionės tikslai,
- kelionės datos,
- vykstantys asmenys;
Nepateikiami arba pateikiami netvarkingi išlaidas pagrindžiantys dokumentai;
Nurodomi kelionės tikslai nesutampa su darbuotojo darbo laiko ataskaitose pateikiama informacija;
Kuras įsigyjamas ir sunaudojamas ne darbo metu;
Deklaruojamos sunaudoto kuro išlaidos, neįvertinus suteiktų nuolaidų;
Prašoma kompensuoti visa čekyje nurodyta, o ne faktiškai sunaudota suma;
Kelionės bilietų datos nesutampa su įsakyme ar darbo laiko ataskaitoje nurodytomis;
Kelionės lapuose nurodomas per didelis kiekis kilometrų (įvertinus kelionės maršrutą);
Pažeidžiamas ekonomiškumo principas;
Ir administracijos, ir tikslinės grupės dalyvių kelionės išlaidos deklaruojamos vienoje biudžeto eilutėje (1.3. arba 2.3.).
1.4.
PASLAUGŲ PIRKIMAS
Sudaromos autorinės sutartys darbams, kurie nėra laikomi autoriniais;
Nesutampa darbų pavadinimai, nurodomi sutartyse, su projekto detaliajame biudžete numatytais atlikti darbų pavadinimais;
Nepateikiami paslaugų atlikimo (priėmimo - perdavimo) aktai arba ataskaitos apie atliktus darbus;
Nepateikiami gyventojų pajamų mokesčio apmokėjimą įrodantys dokumentai (dirbantiems pagal autorines sutartis);
Deklaruojamas avansas už dar neatliktas paslaugas.
2.1.
DIRBANČIŲJŲ DARBO UŽMOKESČIO SĄNAUDOS
Skaičiuojamas vidutinis darbo užmokestis;
Nepateikiamos darbo sutartis sudarytos su tikslinės grupės dalyviais.
2.3.2.
DALYVIŲ APGYVENDINIMO IŠLAIDOS
2.3.3.
DALYVIŲ MAITINIMO IŠLAIDOS
Nepateikiami tikslinės grupės dalyvių sąrašai patvirtinti projekto vadovo įsakymu;
Nepateikiami lankomumo žurnalai/žiniaraščiai.
3.1.
BIURO PREKĖS
Nepateikiami prekių nurašymo aktai;
Deklaruojama suma nesutampa su nurašymo aktuose nurodoma suma;
Deklaruojamos prekės ar paslaugos, įsigytos iki projekto pradžios;
Prekės įsigyjamos iš pirkimų plane nenumatytų tiekėjų;
Įsigyjamos projekto biudžeto pagrindime nenumatytos arba įgyvendinimui nebūtinos prekės;
Deklaruojamos biuro prekių išlaidos, nors perkamos administravimo paslaugos.3.2.
ILGALAIKIS TURTAS
3.8.
NUOSAVO ILGALAIKIO TURTO NUSIDĖVĖJIMAS
Dažniausiai nepateikiami dokumentai:
– įsakymai dėl įsigyto (turimo) ilgalaikio turto skyrimo projektui;
– turto įvedimo į eksploataciją aktai;
– įsakymai dėl įstaigoje patvirtintų nusidėvėjimo normų;
– anksčiau įsigytam turtui – įsigijimo ir apmokėjimo dokumentai;
Deklaruojamas ilgalaikio turto nusidėvėjimas už laikotarpį, kai turtas dar nebuvo priskirtas projektui.
3.3.
BIURO IŠLAIKYMAS
Netiesioginis paslaugų priskyrimas projektui;
Nepateikiami įsakymai dėl patalpų / telefonų priskyrimo projektui;
Nepateikiamos dalinai kompensuojamų patalpų išlaidų skaičiavimo metodika;
Įsakymai patvirtinti vėlesne data nei priskiriamos išlaidos;
Nepateikiamos telefono išklotinės / ataskaitos;
Deklaruojamos išlaidos, nenumatytos projekto biudžete, pirkimų plane;
Nepateikiamos komunalinių išlaidų dalies, skiriamos projektui, apskaičiavimo tvarka;
Deklaruojamos išlaidos patalpoms, kurios faktiškai nenaudojamos projekto veikloms;
Patalpos nuomojamos iš projekto partnerių.
3.4.
KONFERENCIJOS, SEMINARAI
Nepateikiami arba netinkamai įforminami seminarų dalyvių sąrašai;
Nepateikiami vadovo įsakymai dėl seminarų, konferencijų, susirinkimų išlaidų kompensavimo iš projekto lėšų;
Nepateikiamos konferencijų, seminarų, susirinkimų darbotvarkės;
Pateiktuose sąskaitose – faktūrose nurodomos konferencijų datos neatitinka darbotvarkėje numatytą datą.3.5.
INFORMACIJOS SKLAIDA IR REKLAMA
Sukurtuose interneto svetainėse nepateikiama informacija apie projektą;
Deklaruojamos biudžete nenumatytos arba biudžetinį įkainį bei kiekį viršijančios išlaidos;
Deklaruojamos išlaidos patirtos neatsižvelgiant į projekto vykdymo laikotarpį;
Nepateikiami leidinių, straipsnių, publikacijų kopijos;
Leidiniuose, straipsniuose bei kitose viešinimo priemonėse nenaudojami visi privalomi viešinimo ženklai.
3.6.
AUDITAS
Nepateikiama audito ataskaita.
3.7.
FINANSINĖS PASLAUGOS
Deklaruojami banko mokesčiai už pavedimus, kuriais buvo apmokėtos netinkamos arba nedeklaruotos mokėjimo prašyme išlaidos;
Deklaruojami banko mokesčiai už klaidingai atliktus mokėjimo nurodymus;
Avanso/ilgalaikio turto draudimo liudijime nenurodomas arba neteisingai nurodomas naudos gavėjas;
Draudžiamas ilgalaikis turtas įsigytas ne iš projekto lėšų arba nuomojamas turtas.
4.1.
TARPTAUTINĖS VEIKLOS IŠLAIDOS
Nepateikiami vadovo įsakymai dėl darbuotojo skyrimo dirbti projekte / atstovauti partnerio organizaciją vykstant į tarptautinį renginį;
Nepateikiami vadovo įsakymai dėl darbuotojo siuntimo i komandiruotę;
Pateikiami vadovo įsakymai dėl darbuotojo siuntimo i komandiruotę ne iš darbovietės;
Nepateikiamos bilietų, įlipimo/išlipimo lapelių kopijos;
Sąskaitose-faktūrose už viešbučio paslaugas prašomos apmokėti ne tik apgyvendinimo išlaidos;
Neteisingai skaičiuojami dienpinigiai;
Prašomos apmokėti taksi išlaidos;
Prašomos apmokėti bilietų keitimo išlaidos.
TECHNINĖS MOKĖJIMO PRAŠYMO PILDYMO KLAIDOS
BEI
BENDRI NETIKSLUMAI
Nenurodytos biudžeto eilutės;
Neišvardinami visi pridedami dokumentai;
Pateikiami nepasirašyti ar įstaigos nepatvirtinti dokumentai;
Pateikiami projekto spaudu nepažymėti dokumentai;
Dokumentai nededami eilės tvarka, pagal biudžeto eilutes;
Dokumentai neatskirti skirtukais pagal detalaus biudžeto eilutes;
Nepateikiami apmokėjimo dokumentai (kasos išlaidų orderiai, sąskaitų išrašai, mokėjimo nurodymai, valstybės iždo pavedimai, užskaitos su VMI);
Apskaitos dokumentai neturi nustatytų privalomų apskaitos rekvizitų (2001 m. lapkričio 6 d. Buhalterinės apskaitos įstatymo Nr. IX-574 (Žin. 2001, Nr. 99-3515) 13 str.).
